Industriesemester 2024 (Prof. Dr. Andreas Krüger)
Abschlussbericht zum Industriesemester im Sommersemester 2024
Im Zeitraum von März 2024 bis September 2024 hatte absolvierte Prof. Dr. Krüger halbes Industriesemester in einem Beratungsprojekt, welches bei einem führenden Anbieter von Haushaltselektronik durchgeführt wurde.
Das Projekt war eine vollständige Neuausrichtung der IT-Landschaft des Kunden auf Basis von SAP S/4HANA. Als Greenfield-Projekt wurde das System von Grund auf neu implementiert, wodurch keine Altlasten oder veraltete Prozesse übernommen wurden. Dies bot die einzigartige Möglichkeit, sämtliche Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Im Zentrum der Aufgaben stand die Einführung der Finanzmodule (FI), die für die Buchhaltung, Finanzberichterstattung und das Controlling verantwortlich sind.
Herausforderungen des Projekts
Die Implementierung erfolgte in einer Private Cloud, was dem Kunden eine hohe Flexibilität in Bezug auf IT-Ressourcen und Skalierbarkeit ermöglichte. Neben der technischen Einführung der FI-Module war es besonders spannend, die Auswirkungen der logistischen Prozesse auf die Finanzbuchhaltung kennenzulernen. Das Unternehmen importiert einen Großteil seiner Produkte aus China und vertreibt diese über verschiedene Tochtergesellschaften in Europa. Eine der besonderen Herausforderungen war die Handhabung der internationalen Warenströme und deren Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung. Insbesondere die Bestandsbewertung stellte sich als komplex heraus, da Waren aus China in die verschiedenen europäischen Vertriebsgesellschaften geliefert wurden. Dies erforderte eine differenzierte Bewertung der Bestände, abhängig vom Zeitpunkt des Eigentumsübergangs und der jeweiligen Lagerstandorte. Darüber hinaus mussten die Umsatzsteuerrelevanz und die damit verbundenen gesetzlichen Anforderungen bei Streckengeschäften berücksichtigt werden, die eine wichtige Rolle spielen. Diese Prozesse verlangten eine detaillierte Abstimmung zwischen der Logistik- und Finanzbuchhaltungsabteilung sowie die präzise Abbildung in SAP S/4HANA.
Projektmanagement nach SAP Activate Methodik
Das gesamte Projekt wurde nach der SAP Activate Methodik durchgeführt, die auf agilen Prinzipien basiert und speziell für SAP S/4HANA Implementierungen entwickelt wurde. Die Methodik gliedert sich in die Phasen Prepare, Explore, Realize, Deploy und Run, wobei jede Phase durch klare Meilensteine und iterative Feedbackzyklen gekennzeichnet ist.
Die Explore-Phase der SAP Activate Methodik spielt eine entscheidende Rolle im Projektverlauf, da in dieser Phase die Basis für die spätere Systemimplementierung gelegt wird. Sie dient dazu, die Anforderungen des Unternehmens genau zu verstehen, bestehende Prozesse zu analysieren und mit den vorkonfigurierten Best Practices von SAP zu vergleichen. Im Projekt wurden in dieser Phase zahlreiche Workshops und intensive Diskussionen durchgeführt, um die bestmögliche Lösung für das Unternehmen zu finden.
Ziel der Explore-Phase
Das Hauptziel der Explore-Phase ist es, die optimalen Geschäftsprozesse für das Unternehmen zu identifizieren und diese in das SAP S/4HANA-System zu integrieren. Dabei werden die von SAP gelieferten Best Practices (sogenannte Scope Items) mit den Anforderungen des Unternehmens verglichen, um eine optimale Balance zwischen Standardprozessen und unternehmensspezifischen Anpassungen zu finden. Für den Kunden war dies besonders wichtig, da die Geschäftsprozesse, insbesondere im Hinblick auf internationale Warenströme und Vertriebsstrukturen, spezifische Anpassungen erforderten.
Die zentralen Schritte der Explore-Phase im Projekt lassen sich wie folgt unterteilen:
1. Prozessanalyse und Anforderungsdefinition
In einem ersten Schritt wurden die bestehenden Geschäftsprozesse des Unternehmens detailliert analysiert und dokumentiert. Dies umfasste sowohl finanzielle als auch logistische Prozesse. Im Fokus standen insbesondere:
- Logistische Prozesse: Die Abbildung der internationalen Lieferketten, insbesondere der Importe aus China, die Lagerbestandsführung sowie die Streckengeschäfte mit europäischen Vertriebsgesellschaften.
- Finanzprozesse: Die buchhalterische Bewertung von Beständen, die Abbildung von Umsatzsteuerregeln in verschiedenen Ländern und die Integration der Logistikprozesse in die Finanzbuchhaltung.
In Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen wurden dabei spezifische Anforderungen ermittelt, wie zum Beispiel die präzise Bewertung von Beständen je nach Lagerort und Zeitpunkt des Eigentumsübergangs oder die steuerliche Behandlung von Streckengeschäften. Diese Anforderungen wurden dokumentiert und priorisiert.
2. Durchführung von Workshops zu SAP Best Practices
Ein wesentlicher Bestandteil der Explore-Phase waren die Workshops, die zur Diskussion der von SAP ausgelieferten Best Practices durchgeführt wurden. Diese Workshops dienten dem Vergleich der bestehenden Prozesse des Kunden mit den vorkonfigurierten Scope Items in SAP S/4HANA. Das Ziel dieser Workshops war es, festzustellen, welche der Standardprozesse von SAP bereits gut zu den Anforderungen passten und wo Anpassungen nötig waren.
Die Best Practices von SAP decken zahlreiche Geschäftsprozesse ab, die speziell für die Implementierung in verschiedenen Branchen und Szenarien optimiert wurden. In den Workshops wurden daher die folgenden Bereiche besonders intensiv diskutiert:
- Bestandsbewertung: Die Best Practices von SAP bieten Standardlösungen zur Bewertung von Lagerbeständen, die auf verschiedene Szenarien zugeschnitten sind. Im Projekt war es entscheidend, dass diese Standardlösungen so angepasst werden, dass sie den internationalen Warenströmen und den damit verbundenen komplexen Bestandsbewertungsregeln gerecht werden.
- Umsatzsteuerliche Abbildung von Streckengeschäften: SAP S/4HANA bietet Standardfunktionen für die Abbildung von steuerlichen Vorgaben bei Streckengeschäften. Da das Unternehmen sowohl innergemeinschaftliche Lieferungen in Europa als auch Importe aus China abwickelt, wurden die Standardprozesse auf ihre Tauglichkeit für diese Anforderungen hin überprüft.
Während der Workshops wurden die relevanten SAP-Best-Practice-Szenarien anhand von Demos und Prototypen vorgestellt. Dies ermöglichte den Stakeholdern des Projektkunden, die SAP-Prozesse in einer Live-Umgebung zu erleben und direkt Feedback zu geben.
3. Gap-Analyse: Anpassungsbedarf identifizieren
Nach der Analyse der Best Practices und der Workshops folgte die sogenannte Gap-Analyse. Hierbei wurden die Unterschiede zwischen den vorkonfigurierten SAP-Prozessen und den spezifischen Anforderungen identifiziert. Ziel war es, Lücken zu finden, bei denen die SAP Standardprozesse nicht vollständig den Bedürfnissen des Unternehmens entsprachen.
In der Gap-Analyse wurde festgelegt, welche dieser Lücken durch Customizing (Anpassungen im System) oder durch Erweiterungen (Zusatzentwicklungen) geschlossen werden sollten. Für den Kunden war es dabei wichtig, so viele Standardprozesse wie möglich zu nutzen, um die zukünftige Wartbarkeit und Erweiterbarkeit des Systems zu gewährleisten.
4. Prototyping und Validierung
Basierend auf den Ergebnissen der Workshops und der Gap-Analyse wurden in der Explore-Phase Prototypen erstellt, um die identifizierten Prozesse im SAP-System zu simulieren. Diese Prototypen dienten als Grundlage für eine Validierung der Geschäftsprozesse und boten den Stakeholdern die Möglichkeit, die definierten Prozesse in einer Testumgebung zu überprüfen.
Die Prototypen wurden in mehreren Iterationen verfeinert, wobei das Feedback der Key-User aus den verschiedenen Abteilungen (Logistik, Finanzen, Vertrieb) kontinuierlich eingearbeitet wurde. Dies stellte sicher, dass die implementierten Prozesse den Anforderungen entsprachen und gleichzeitig die Vorteile der SAP-Best-Practices voll ausgeschöpft wurden.
5. Erstellung eines detaillierten Projektplans für die Realize-Phase
Am Ende der Explore-Phase wurde auf Basis der erarbeiteten Ergebnisse ein detaillierter Projektplan für die folgende Realize-Phase erstellt. Dieser Plan umfasste alle notwendigen Schritte für die Implementierung der erarbeiteten Prozesse, einschließlich der Konfiguration der FI-Module, der Integration der Logistikprozesse und der Schulung der Endanwender.
Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Planung der Datenmigration aus den bestehenden Systemen in die neue S/4HANA-Umgebung. Es wurde sichergestellt, dass alle relevanten Finanzdaten korrekt in das neue System übertragen werden, ohne die laufenden Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen.
Realisierung der Finanzmodule (FI)
Das Industriesemester von Prof. Krüger endete während der Umsetzungsphase des Projektes. Während der Realize-Phase lag der Hauptfokus auf der tatsächlichen Umsetzung der SAP-FI-Module. Diese wurden in mehreren Sprints implementiert. Es erfolgten jeweils Unit Tests des Projektteams, gefolgt von Anwenderschulungen und Abnahmetests. Über mehrere Wochen konnten so die grundlegenden Funktionalitäten von SAP FI und CO erfolgreich implementiert werden.
Mittlerweile, d.h. nach Abschluss des Industriesemesters, ist auch die Deploy-Phase des Projektes beendet und das Unternehmen in S/4HANA produktiv. D.h. die operativen Finanzprozesse konnten im Projekt erfolgreich mit S/4 realisiert werden.
Das Industriesemester war für Prof. Krüger eine wertvolle und praxisnahe Erfahrung. Die aktive Teilnahme an der Einführung der SAP-FI-Module sowie die Anwendung der SAP Activate Methodik haben tiefe Einblicke in die Herausforderungen und Chancen moderner IT-Projekte gegeben. Besonders die Abbildung der internationalen logistischen Prozesse und deren Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung war eine spannende Herausforderung. Diese Erfahrungen werden direkt in die Lehrveranstaltungen einfließen.